20 claves para gestionar mejor tu tiempo
20 claves para gestionar mejor tu tiempo.
Texto:
http://www.muypymes.com/2010/07/13/20-claves-para-gestionar-mejor-tu-tiempo
Uno de los grandes enemigos de la productividad es la dificultad que muchos
tenemos de gestionar correctamente nuestro tiempo. Las tareas se acumulan
sobre nuestra mesa, intentamos hacerlas todas a la vez y acabamos
desesperados sin completar ninguna.
En este artículo, que os mostramos de la mano de los chicos de Lifehack, os
mostramos 20 técnicas que nos van a enseñar cómo gestionar mejor nuestro
tiempo, o lo que es lo mismo: trabajar menos y producir más.
1. Crea un plan diario
Si nunca tienes “tiempo para nada” está claro que necesitas un plan. No te
llevará más de cinco minutos crear uno. Basta que anotes en un cuaderno qué
es lo que quieres hacer durante el día. Escríbelo a primera hora de la
mañana, en cuanto llegues a tu oficina o aún mejor, a última hora de la
noche, antes de irte a dormir. Tener un plan previo te ayudará a focalizar
tus objetivos.
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2. Cada tarea a su tiempo
Te en cuenta que no puedes tardar horas en algo que deberías solucionar en
minutos. En el plan del que hablábamos en el punto anterior podrías detallar
que la tarea X debe ser finalizada antes de las 10.30, la tarea Y antes de
las 15.00 horas y finalmente la tarea Z antes de las 18.00. Intenta
comprometerte con estos horarios y descubrirás que en realidad, tienes
tiempo para todo.
3. Utiliza un calendario
Un calendario es una herramienta esencial para descubrir en qué estamos
invirtiendo nuestro tiempo “productivo”. Marca en “rojo” las fechas
importantes, las deadlines, ese momento del que no puedes pasar. Intenta
utilizar una herramienta que te permita permanecer conectado en cualquier
situación, como por ejemplo Google Calendar u otra aplicación que sincronice
los cambios con tu teléfono móvil.
4. Organiza tus tareas
Además del calendario, necesitas un sistema para organizar tus tareas. Si
estás interesado en el GTD (Getting Things Done) puedes comenzar por probar
un sencillo sistema de tareas o un organizador de notas personales. En
Internet puedes encontrar decenas de soluciones on-line y off-line que te
pueden ayudar, tanto gratuitas como de pago.
5. Conoce tus fechas límite
¿Sabes cuándo deberías entregar ese proyecto? ¿Trabajas en función de las
fechas de entrega, o por el contrario, improvisas sobre la marcha? No dejes
que tu flujo de trabajo de vea influido por la casualidad y los avatares
diarios. Como indicábamos antes, marca con rojo esas fechas importantes y
trabaja en función de las mismas.
6. Aprende a decir NO
Si conoces cuáles con tus prioridades, pronto aprenderás a decir NO a
encargos inoportunos. No hace falta ser maleducado para ello. Con un poco de
tacto podemos hacer ver a nuestro interlocutor que nuestro trabajo es lo más
importante en ese preciso momento, y que su petición tendrá que esperar
hasta que termines. Las constantes interrupciones lastran nuestro trabajo y
son una de las principales causas de la “falta de tiempo”.
7. Comprométete a ser puntual
Si normalmente llegas tarde a todas tus citas es evidente que hay algo que
está fallando. ¿Qué es lo que te hace ser impuntual? ¿Es falta de previsión
o hay algo en tu actitud que no te “permite” llegar a tiempo? Comprométete a
ser puntual con todo el mundo, hasta en las ocasiones más nimias y
descubrirás que al final se sobra el tiempo.
8. Respeta un horario
No por pasar más horas en la oficina estás trabajando más, o mejor. La
productividad media en nuestro país es una de las más bajas de Europa pero
sin embargo, los españoles pasamos más horas que nadie en la oficina.
Está claro que hay algo que falla y la cultura de “calentar la silla” no
parece ser la mejor para conciliar nuestra vida personal y profesional. Si
eres productivo, descubrirás que eres capaz de cumplir con todos tus
compromisos durante el horario de trabajo, y las largas noches “de oficina”
pasarán a ser historia.
9. Un reloj siempre a la vista
A veces estamos tan enfrascados en nuestro trabajo que perdemos la noción
del tiempo, descuidando algunas tareas importantes que debemos llevar a cabo
a lo largo del día. Para evitar esto, nada mejor que colgar un gran reloj de
pared en un sitio bien visible.
10. Recordatorios 15 minutos antes
La mayoría de las aplicaciones de calendario y agenda ofrecen la posibilidad
de avisarnos con cierta antelación antes de la llegada de un evento
importante. Si tienes una reunión a la que no puedes faltar no te olvides de
activar esta función y llegarás totalmente preparado.
11. Evita la multitarea
El multitasking o la multitarea es uno de los grandes enemigos de la
productividad. Intentamos hacer tantas cosas a la vez que al final no
completamos ninguna. En vez de esto, si concentramos todos nuestros sentidos
en una única tarea y no la abandonamos hasta que finaliza, nos daremos
cuenta de que somos capaces de hacer más cosas en menos tiempo y lo más
importante: las haremos mejor.
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12. Evita las distracciones |
Puedes por ejemplo, delimitar que sólo deseas pasar una hora al día
controlando tu correo electrónico, o que de hecho no puedes invertir más de
media hora realizando llamadas. Programas más avanzados como Rescue Time,
pueden restringir el tiempo que pasas navegando en la Red e incluso bloquear
algunas webs transcurrido un tiempo determinado.
14. Los detalles son importantes pero no tanto…
No necesitas invertir todo tu tiempo hasta que consigues un trabajo 100%
perfecto. Ese documento que estás elaborando no necesita tener sangría de 3
puntos en cada uno de sus párrafos, y puede que no pase nada si te saltas
alguna negrita.
Aunque una buena presentación es importante, a veces hay que saber elegir
entre terminar el trabajo o enredarnos en miles de pequeños detalles que no
siempre son valorados.
15. Prioriza
Teniendo en cuenta que el día tiene sólo 24 horas y que normalmente no vas a
poder hacer todo en ese espacio de tiempo, vas a tener que aprender a
priorizar. Desde el principio de tu jornada laboral, debes ser capaz de
descubrir qué es lo realmente importante y qué otras tareas pueden ser
delegadas para otro momento.
Priorizar es aprender también a separar el “grano de la paja” y sobre todo
sustituir las tareas urgentes por las importantes. Cuando algo es urgente,
es que nuestra priorización de tareas no ha ido todo lo bien que debería.
16. Aprende a delegar
Si objetivamente una tarea puede ser realizada por otra persona de forma
eficiente y no necesita de tu supervisión personal, deberías delegarla. Esto
te permitirá concentrarte en lo que realmente es importante.
17. Agrupa tareas similares
Es mucho más fácil realizar un buen número de tareas si las agrupamos cuando
cumplen con características comunes. Por ejemplo, seremos mucho más
eficientes si reservamos un espacio de tiempo a realizar llamadas
telefónicas, que si las vamos haciendo a lo largo del día en función del
momento que nos apetece o en el que nos acordamos de hacerlo.
De igual modo, podemos reservar un espacio de tiempo para gestionar nuestro
correo electrónico, para escribir cartas o para cualquier otra cosa
relacionada con nuestro trabajo y que sea repetititva.
18. Lidiar con los ladrones de tiempo
¿Qué es lo que te distrae de lo verdaderamente importante? Puede que sea la
visita constante a las redes sociales en las que participas, la lectura
indiscriminada de información y noticias, las llamadas telefónicas o la
necesidad de controlar continuamente tu bandeja de entrada.
Puedes eliminar de raíz estos ladrones de tiempo si te lo propones. Puedes
empezar por eliminar los enlaces a tus sitios favoritos, optar por
desconectarte completamente de Internet o restringir las llamadas entrantes…
cualquier cosa vale en aras de tu productividad.
19. Corta por lo sano
Uno de los principales motivos por los que “pierdes el tiempo” es porque no
sabes (o no te atreves) a “cortar por lo sano”. Reuniones que se alargan
innecesariamente podrían ser mucho más cortas si tienes la valentía de
levantarte e indicar muy educadamente que tienes que volver a trabajar en un
asunto urgente.
20. Descansa
La productividad no está reñida con el descanso. De hecho, lo recomendable
es que una vez hayas concluido una tarea importante, te concedas a tí mismo
una pausa de diez minutos para despejar la mente y encarar tu nuevo reto con
más energía.
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